PRIVACYBELEID
Laatst bijgewerkt: 26 augustus 2026
Hinode VZW hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens en aan de privacy van haar leden, ouders, bezoekers en andere personen die met onze club in contact komen.
Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verwerken, met wie gegevens eventueel worden gedeeld, hoelang wij deze bewaren en welke rechten je hebt overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de toepasselijke Belgische wetgeving.
Verwerkingsverantwoordelijke:
Hinode VZW
KBO-nummer: 1012.882.611
Maatschappelijke zetel: Aandorenstraat 77, 3300 Tienen, België
Trainingslocatie: Tennisstraat 3, 3300 Tienen, België – Grand Slam Tienen
E-mail: contact@hinodekarate.be
Telefoon: +32 484 72 60 77
Afhankelijk van je relatie met Hinode kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:
• Identificatiegegevens: naam, voornaam en geboortedatum.
• Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer en eventueel postadres.
• Gegevens van ouders of wettelijke vertegenwoordigers: wanneer een minderjarige bij de club wordt ingeschreven.
• Lidmaatschapsgegevens: informatie over inschrijving, trainingsgroep, aanwezigheid en lidmaatschap.
• Sportieve gegevens: informatie die noodzakelijk is voor trainingen, wedstrijden, inschrijvingen en sportieve opvolging.
• Administratieve en financiële gegevens: gegevens die noodzakelijk zijn voor ledenadministratie, betalingen, facturatie of wettelijke boekhoudkundige verplichtingen.
• Communicatiegegevens: berichten en informatie die je ons bezorgt via e-mail, telefoon, contactformulieren of andere communicatiekanalen.
• Websitegegevens: technische informatie zoals IP-adres, browserinformatie, cookiegegevens en informatie over het gebruik van onze website, voor zover van toepassing.
• Foto’s en audiovisueel materiaal: foto’s en video’s van trainingen, wedstrijden, evenementen en clubactiviteiten wanneer hiervoor een geldige rechtsgrond bestaat.
Wij verwerken persoonsgegevens onder meer voor de volgende doeleinden:
Voor het verwerken van inschrijvingen, het organiseren van trainingsgroepen, de communicatie met leden en ouders en het dagelijkse beheer van de karateclub.
Om aanvragen voor een proefles, informatie of inschrijving te behandelen en hierover contact met je op te nemen.
Om karateka’s te kunnen inschrijven voor wedstrijden, stages, kampioenschappen en andere sportactiviteiten en om de noodzakelijke organisatorische informatie te verwerken.
Voor zover noodzakelijk kunnen persoonsgegevens worden verwerkt of gedeeld in het kader van aansluiting bij sportfederaties en de toepasselijke sportverzekering.
Voor boekhouding, financiële administratie en andere verplichtingen die voortvloeien uit de Belgische wetgeving.
Om informatie te verstrekken over trainingen, wijzigingen in het programma, evenementen, wedstrijden en andere activiteiten die rechtstreeks verband houden met het lidmaatschap of een aanvraag.
Alleen wanneer dit wettelijk is toegestaan of wanneer hiervoor toestemming werd gegeven, kunnen wij informatie versturen over clubactiviteiten, evenementen of andere relevante communicatie.
Je kunt toestemming voor marketingcommunicatie op ieder moment intrekken.
Om onze website correct te laten functioneren, de veiligheid ervan te waarborgen en – wanneer hiervoor toestemming werd gegeven – het gebruik van de website te analyseren.
Afhankelijk van de concrete verwerking baseren wij ons op één of meerdere rechtsgronden uit de AVG:
• Uitvoering van een overeenkomst: bijvoorbeeld voor het beheren van een lidmaatschap of inschrijving.
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor bepaalde administratieve of boekhoudkundige gegevens.
• Gerechtvaardigd belang: wanneer verwerking noodzakelijk is voor de normale werking en beveiliging van de club en de belangen van betrokkenen niet zwaarder wegen.
• Toestemming: bijvoorbeeld voor bepaalde marketingactiviteiten, niet-noodzakelijke cookies of andere verwerkingen waarvoor toestemming vereist is.
Wanneer een verwerking gebaseerd is op toestemming, kun je die toestemming op elk moment intrekken.
Hinode Karate Tienen werkt met veel minderjarige karateka’s en besteedt daarom bijzondere aandacht aan de bescherming van hun persoonsgegevens.
Wanneer dit noodzakelijk is, worden persoonsgegevens van kinderen verwerkt via hun ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Wij proberen enkel persoonsgegevens te verzamelen die noodzakelijk zijn voor het lidmaatschap, de training, de veiligheid, wedstrijddeelname en de correcte werking van de club.
Bij het gebruik van foto’s, video’s en andere persoonsgegevens van minderjarigen houden wij rekening met de toepasselijke privacyregels en de gemaakte afspraken met ouders of wettelijke vertegenwoordigers.
Tijdens trainingen, wedstrijden, stages, evenementen of andere clubactiviteiten kunnen foto’s of video’s worden gemaakt.
Dergelijk materiaal kan, indien hiervoor een geldige rechtsgrond bestaat, worden gebruikt voor bijvoorbeeld:
• de website van Hinode;
• sociale media van de club;
• flyers, affiches en andere clubcommunicatie;
• verslaggeving over wedstrijden en evenementen;
• promotionele communicatie van Hinode.
Wanneer toestemming de rechtsgrond vormt, kan deze toestemming worden ingetrokken voor toekomstig gebruik.
Een verzoek hierover kan worden gestuurd naar contact@hinodekarate.be.
Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.
Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de werking van de club, wanneer er een wettelijke verplichting bestaat of wanneer hiervoor een andere geldige rechtsgrond bestaat.
Mogelijke ontvangers zijn onder meer:
• IT- en hostingdienstverleners;
• HubSpot, voor formulieren, contactbeheer en CRM-functionaliteit;
• sportfederaties en wedstrijdorganisaties wanneer dit nodig is voor aansluiting of wedstrijddeelname;
• verzekeraars of andere partijen die betrokken zijn bij de sportverzekering;
• boekhoudkundige of administratieve dienstverleners;
• bevoegde overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.
Met dienstverleners die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, worden waar nodig passende afspraken inzake gegevensbescherming gemaakt.
Onze website maakt gebruik van diensten van HubSpot voor onder andere contactformulieren en CRM-functionaliteit.
Afhankelijk van de gebruikte diensten kunnen persoonsgegevens worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte.
Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen de betrokken dienstverleners voor passende waarborgen overeenkomstig de AVG, bijvoorbeeld via een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij werden verzameld.
De concrete bewaartermijn kan verschillen naargelang het type gegevens en de wettelijke verplichtingen die van toepassing zijn.
In het algemeen geldt:
• gegevens over actieve leden worden bewaard zolang het lidmaatschap loopt;
• noodzakelijke administratieve en financiële gegevens worden bewaard zolang de wettelijke bewaartermijnen dit vereisen;
• gegevens van aanvragen of proeflessen worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor opvolging, tenzij hieruit een lidmaatschap ontstaat of een andere rechtsgrond voor verdere verwerking bestaat;
• marketinggegevens worden verwerkt totdat toestemming wordt ingetrokken of bezwaar wordt gemaakt tegen direct marketing;
• persoonsgegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Dit is juridisch veel veiliger dan één willekeurige vaste termijn voor alle gegevens. Het recht op wissen is namelijk ook niet absoluut wanneer gegevens bijvoorbeeld nog wettelijk moeten worden bewaard. Gegevensbeschermingsautoriteit
Hinode neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, misbruik, wijziging of openbaarmaking.
De toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen en dienstverleners die deze informatie nodig hebben voor hun taak.
Geen enkel informatiesysteem kan echter een absolute beveiliging garanderen.
Onder de AVG heb je, afhankelijk van de omstandigheden, onder meer het recht om:
• informatie te ontvangen over de verwerking van je persoonsgegevens;
• inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij over jou verwerken;
• onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten verbeteren;
• persoonsgegevens te laten wissen wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan;
• de verwerking van persoonsgegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• bezwaar te maken tegen direct marketing;
• in bepaalde gevallen je persoonsgegevens over te dragen naar een andere organisatie;
• je toestemming op elk moment in te trekken wanneer de verwerking op toestemming gebaseerd is.
De GBA bevestigt dat het recht op gegevensoverdraagbaarheid alleen in bepaalde situaties geldt, bijvoorbeeld bij geautomatiseerde verwerking op basis van toestemming of overeenkomst. Gegevensbeschermingsautoriteit Daarom formuleren we hierboven bewust „in bepaalde gevallen”, in plaats van te suggereren dat portabiliteit altijd geldt.
Om een van deze rechten uit te oefenen, kun je contact opnemen via:
Wij kunnen vragen om voldoende informatie om je identiteit te controleren voordat wij een verzoek uitvoeren.
Als je van mening bent dat wij je persoonsgegevens niet correct verwerken, vragen wij je om eerst contact met ons op te nemen zodat wij je vraag kunnen onderzoeken.
Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België
De GBA voorziet expliciet in een klachtenprocedure wanneer iemand vermoedt dat persoonsgegevens in strijd met de regels inzake gegevensbescherming worden verwerkt. Gegevensbeschermingsautoriteit
Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technologieën.
Strikt noodzakelijke cookies kunnen worden gebruikt zonder voorafgaande toestemming wanneer zij noodzakelijk zijn voor de technische werking van de website of voor een dienst die de bezoeker uitdrukkelijk heeft gevraagd.
Voor niet strikt noodzakelijke cookies, zoals bepaalde analytische, marketing- of trackingcookies, wordt waar vereist vooraf toestemming gevraagd.
De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit stelt duidelijk dat niet-strikt-noodzakelijke cookies in principe voorafgaande, actieve toestemming vereisen; enkel verder surfen is geen geldige toestemming. Gegevensbeschermingsautoriteit Ook analytische/publieksmetingscookies vereisen volgens de huidige Belgische benadering in principe toestemming. Gegevensbeschermingsautoriteit
Gebruikers moeten hun cookievoorkeuren kunnen aanpassen en toestemming opnieuw kunnen intrekken.
Belangrijk: hier zou ik niet meer schrijven „manage cookies through your browser settings”. Dat stond in je oude privacy policy, maar is onvoldoende als juridisch mechanisme voor consent. De GBA zegt zelfs expliciet dat browserinstellingen momenteel geen voldoende specifieke geldige toestemming opleveren. Gegevensbeschermingsautoriteit
Onze website kan links bevatten naar websites of diensten van derden, waaronder sociale-mediaplatformen en sportorganisaties.
Hinode is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de gegevensverwerking van deze externe websites. We raden aan het privacybeleid van deze partijen te raadplegen voordat je persoonsgegevens aan hen verstrekt.
Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, website of wettelijke verplichtingen veranderen.
De meest recente versie wordt steeds op deze pagina gepubliceerd.
Laatste update: 26 augustus 2026
Voor vragen over privacy, persoonsgegevens of de uitoefening van je rechten kun je contact opnemen met:
Hinode VZW
KBO: 1012.882.611
Aandorenstraat 77
3300 Tienen
België
Trainingslocatie:
Tennisstraat 3, 3300 Tienen – Grand Slam Tienen
E-mail: contact@hinodekarate.be
Telefoon: +32 484 72 60 77
